העברת מאגר מידע: מה בודקים לפני מכירה או מסירה?

מאגר נמצא במערכות של הארגון — אבל זה לא אומר שאפשר למסור אותו לכל גורם או להשתמש בו לכל מטרה. לפני מכירה, רישוי או העברה של מידע צריך להבין מי מוסמך להחליט, מהן הזכויות בכל חלק, אילו התחייבויות חלות עליו ומה יקרה למידע אישי. המדריך הזה מציג שאלות לפתיחת הבדיקה; הוא אינו חוות דעת משפטית.

קודם כול: מה בדיוק מעבירים?

המונח “מאגר מידע” יכול לתאר דברים שונים: מידע עסקי על פעילות ותהליכים, מסמכים מסחריים, מאגר לקוחות, רשומות עובדים או שילוב שלהם. אותם קבצים עשויים להכיל גם מידע אישי, סוד מסחרי או תוכן שקיבל הארגון מצד שלישי. לכן מתחילים ברשימת סוגי המידע ובמטרות שלשמן הוא נאסף או נשמר. אל תשלחו דוגמאות אמיתיות בשלב הבדיקה הראשוני.

חמש שאלות לפני שמתקדמים

מה אומרת הרשות להגנת הפרטיות?

לרשות להגנת הפרטיות יש שירות והנחיות בנושא העברת בעלות במאגר מידע בעקבות מכירה או מסירה. דף השירות מפרט דרישות להליך מסוים, אך לא כל מידע עסקי או כל עסקה נכנסים לאותו מסלול. יש לבדוק את המקרה הספציפי ואת ההנחיות העדכניות מול אנשי מקצוע והרשות.

בנפרד, העברה של מידע אישי לחו״ל עשויה לעורר שאלות נוספות. אתר הרשות להגנת הפרטיות מרכז מידע והנחיות. בדקו את הדרישות החלות על הארגון, על סוג המידע ועל היעד לפני העברה או פתיחת גישה.

מה מכינים לפני פנייה לייעוץ?

• תיאור כללי של סוגי המידע והמערכות שבהן הם נשמרים.
• מי יצר את המידע ומי מוסמך לפעול בשמו.
• חוזים, התחייבויות סודיות ותנאי שימוש שצריך לעיין בהם.
• האם יש מידע אישי, סודי או תוכן של צדדים שלישיים.
• מהו השימוש המבוקש, מי יקבל את המידע והאם מדובר בהעברה לחו״ל.

בשלב הראשון אפשר למסור את התיאור ברמה כללית בלבד. אין צורך לשלוח קבצים, פרטי לקוחות, נתוני עובדים או מידע רגיש. בדיקת התאמה עסקית אינה מחליפה בדיקת זכויות וייעוץ משפטי לפני עסקה.